Mẫu Biên Bản Bàn Giao Hàng Hóa

Quá trình giao nhận hàng hóa có liên quan đến nhiều đối tượng như bên mua hàng, bên bán hàng và bên vận chuyển. Vì vậy để quá trình giao nhận hàng hóa được diễn ra thuận tiện, minh bạch, Chiến Linh xin giới thiệu Các mẫu biên bản bàn giao hàng hóa mới nhất dành cho các doanh nghiệp tham khảo ngay sau đây.

Mẫu Biên bản bàn giao hàng hóa là gì?

Biên bản bàn giao nhận hàng hóa là loại chứng từ được lập và luân chuyển trong quá trình mua bán và vận chuyển hàng hóa. 

Thông thường, biên bản giao nhận hàng này được lập thành 2 bản có giá trị pháp lý tương đương nhau, bên mua và bên bán mỗi bên giữ một bản. Vì thế, bên vận chuyển sẽ dựa vào biên bản bàn giao để tiếp nhận và giao hàng theo số lượng được ghi rõ trong biên bản.

Người lập biên bản giao nhận thường là bên mua, như một hình thức khác của biên bản bán hàng để thể hiện số lượng, quy cách hay chủng loại và tình trạng của hàng hóa.

Việc ký nhận biên bản giao nhận hàng hóa là hành động quyết định tính chất của biên bản, là công việc để xác minh nghĩa vụ và trách nhiệm của người ký đối với giao dịch đang diễn ra.

Tác dụng của biên bản bàn giao hàng hóa

• Biên bản bàn giao hàng hóa thể hiện rõ ràng nội dung của giao dịch mua bán về số lượng, quy cách hoặc chủng loại, chất lượng và tình trạng của hàng hóa
• Biên bản này là căn cứ để xác định trách nhiệm khi xảy ra sai phạm, nếu bên mua hàng khi nhận không đúng và đủ số hàng theo biên bản, trách nhiệm sẽ được quy về cho bên vận chuyển hoặc bên bán hàng.
• Biên bản còn là văn bản pháp lý giải quyết các mâu thuẫn có thể có như đã nói ở trên. Dựa vào biên bản và tình hình thực thu, thực nhận sẽ biết được các sai phạm do bên nào gây ra và quy trách nhiệm phù hợp.
• Biên bản bàn giao hàng hóa còn cung cấp thông tin bên mua, bên bán cùng thời gian diễn ra giao dịch giúp bên mua nhận hàng đúng thời gian; từ đó doanh nghiệp có thêm thông tin để duy trì hợp tác lâu dài, đồng thời là thông tin liên hệ khi phát sinh bất cứ vấn đề gì.

Một số lưu ý quan trọng khi lập biên bản bàn giao hàng hóa

• Các thông tin được ghi trong biên bản phải đúng và đủ, chính xác và rõ ràng; hạn chế triệt để các sửa chữa, gạch bỏ trong biên bản để tạo tính minh bạch cho biên bản.
• Khi lập nếu có sai sót, cần xóa bỏ và sửa theo quy định, không ghi chồng lên sai sót. Trường hợp sai sót nhiều, liên quan đến số tiền lớn, cần lập lại biên bản khác. Các trường hợp viết sai chính tả khác, có thể sửa chữa trực tiếp, nhưng cần gạch bỏ phần sai và viết lại ngay cạnh, hạn chế viết chồng lên lỗi sai sẽ gây khó đọc.
• Lập biên bản bàn giao hàng hóa thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản. Thông thường sẽ lập biên bản tại thời điểm mua hàng, trước sự chứng kiến của 2 bên và có chữ ký xác minh về số tiền hàng của cả hai bên.
• Chữ ký xác minh của hai bên phải là chữ kỹ sống và đính kèm với con dấu xác minh ( nếu có). Chữ ký cần rõ ràng để tránh trường hợp nhái chữ ký của người có chức vụ cao.

Cấu trúc thường có trong các mẫu biên bản bàn giao hàng hóa

Những nội dung chính sau đây cần được trình bày trong biên bản giao nhận hàng hóa:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ được ghi vào chính giữa hoặc bên phải, phía trên cùng của biên bản
• Tên đơn vị, doanh nghiệp lập biên bản, thường được ghi ở góc bên trái
• Tên biên bản bàn giao hàng hóa ghi in hoa, chính giữa, có thể để cỡ chữ lớn hơn
• Ngày, tháng, năm và địa chỉ lập biên bản
• Chứng kiến nghiệp vụ phát sinh gồm những bên nào, giữ chức vụ gì có ghi rõ họ tên
• Biên bản có thể trình bày lý do dẫn đến việc lập biên bản bàn giao này
• Ghi rõ đầy đủ số lượng, loại hàng, đơn giá và tổng số tiền cần thanh toán của biên bản này
• Đơn vị nhận hàng bao gồm thời gian, họ tên người nhận, địa chỉ và thông tin liên hệ
• Cuối văn bản cần ghi rõ họ tên người đại diện bên bán và bên mua

Lưu ý: Đối với biên bản giao nhận đi kèm hoạt động mang tính chất nghiệm thu vật tư, cần có phần kết luận nhằm tổng kết nội dung giao dịch để bên mua xác nhận đã nhận đủ hàng, còn nguyên đai nguyên kiện hay không và tiến hành ký kết để đưa số hàng hóa vào sử dụng. 

Các mẫu biên bản bàn giao nhận hàng hóa mới nhất hiện nay

Quý khách hàng có thể tham khảo các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa dưới đây. Tùy vào từng trường hợp, loại hàng, và tình hình hoạt động kinh doanh của bên mua và bên bán để lựa chọn loại biên bản phù hợp.

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa 1 :

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA

Căn cứ Hợp đồng mua bán giữa ……………………………………………

Căn cứ Đơn đặt hàng ngày…………….của Công ty …………….

Hôm nay, ngày ……tháng …. năm …. tại ……………………., chúng tôi gồm:

BÊN A (Bên nhận hàng):…………………

Địa chỉ:………………………………………..

Điện thoại:……………………………………

Đại diện Ông/bà:…………………………

Chức vụ:……………………………………….

BÊN B (Bên giao hàng):………………….

Địa chỉ:………………………………………

Điện thoại:…………………………………..

Đại diện: Ông/bà …………………………

Chức vụ: …………………………………..

Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:

Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.

Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa số 2

Biên bản bàn giao hàng hóa mẫu số 3

Trên đây là những kiến thức cần biết về các mẫu biên bản bàn giao hàng hóa mà bạn cần biết để quá trình giao nhận hàng hóa đúng thủ tục và minh bạch hơn!